لا ينبغي أن تكون المراسلات الحكومية جزءا من السجل العام فحسب ، بل يجب تخزينها في تخزين دائم ولامركزي بحيث لا يمكنهم حتى لو أراد المتحدثون جعلها تختفي "عن طريق الخطأ" ، فلا يمكنهم ذلك